フリーランスや副業で活動していると、「クライアントからメールの返信がない」「連絡が途切れてどうしよう」という場面、結構ありますよね。
たとえば
- クライアントから何日も返信がなく、不安になる
- 納品後、確認や支払いの連絡がなくてモヤモヤする
- 案件依頼に対して「お願いします」と返したのに、その後の音沙汰がない
こんなとき、「これって催促していいのかな…」「うるさいと思われたらどうしよう」など、駆け出しの方ほど不安は大きくなりがちです。
そこで今回は、クライアントから連絡がもらえないときの対処法と、トラブルを防ぐための考え方・具体策を紹介します。
クライアントワークのストレスを減らし、気持ちよく仕事を続けるヒントになればうれしいです。
▶この記事を読むと以下のことがわかります◀
・困ったクライアントがいたとき、どう対処すべき？
・相手からの返信がない…どんなアクションをとる？
・クライアントとのトラブルを未然に防ぐためには？
まずは「相手の返信ペース」を知ろう
最初にお伝えしたいのは、返信が遅い＝悪いクライアントとは限らないということです。
返信が遅くなる背景には、次のような事情が考えられます。
- 社内確認に時間がかかっていて、まだ連絡できない状況
- クライアントの繁忙期と重なってしまった
- そもそも「即返信」の文化がない相手
長くやりとりしていると「この人は週に1回程度、返信があるタイプだな」などペースがわかってきますが
初めてのクライアントでは一発でそれを見抜くのは難しいですよね。
以下ではやりとりでストレスを抱えないための工夫を2つご紹介します。
やりとりがラクになる工夫①：自分の稼働時間を最初に伝えておく
やりとりをスムーズにするために「自分の連絡可能な時間帯」を最初に伝えておく方法があります。
（稼働時間を知らせるときの文例）
「平日9:00〜16:00が主な作業時間となっています。
メッセージへの返信もその時間帯が中心になりますのでご了承ください」
取引きが始まった最初の段階で伝えておけば、相手が合わせやすくなり、「連絡がこない」といったすれ違いによるストレスが減らせます。
やりとりがラクになる工夫①：企業相手では「勤務時間内に送る」配慮も必要
クライアントが企業の場合は、担当者の勤務時間は基本的に平日のみです。
そのため、土日祝・深夜の連絡は避けるのがマナーと言えるでしょう。
相手のペースを把握しながら、こちらも無理のないリズムで連絡できると、信頼関係づくりも自然と進んでいきます。
返信がないときは「2段階フォロー」で冷静に対処しよう
連絡してもクライアントから返信がないとき、私は2段階フォローを実践しています。
ポイントは「感情的にならず、淡々と冷静に進めること」です。以下で詳しく解説します。
【フォロー1段階目】3営業日経っても返信がなければ、やさしくリマインド
最初の連絡から3営業日ほど待っても返信がなかった場合は、やさしく催促するメッセージを送ります。
（フォロー1段階目の文例）
「先日ご連絡した◯◯の件、ご確認状況はいかがでしょうか。
ご多忙のところ恐れ入りますが、お手すきの際にご連絡いただけますと幸いです。」
返信もれ・メッセージを見落としている可能性もあるため、まずは軽めの連絡でOKです。
ただし、連休中をはさむ場合や、年末年始休暇明けなどはクライアントが長めに休んでいる場合もあるので
3営業日よりもう少し長く待つこともあります。そこは柔軟にいくといいでしょう。
【フォロー2段階目】1週間経ったら、期限と影響をセットで伝える
1回目のフォロー後も返信がなく、最初の連絡から1週間～10日以上経っている場合は、
「スケジュールへの影響が出る可能性」と「返信期限」を明確に伝えます。
【スケジュールへの影響が出る可能性を伝える場合】
「◯月◯日にご連絡した件について、念のため再度ご連絡しました。」
「スケジュール変更の必要性が出てまいりますので、◯日までにご返信いただけますと幸いです。」
【作業途中や納品後に連絡が取れなくなった場合】
「◯日までにご返信いただけない場合、作業を一旦停止します。」
「◯日までに納品物を確認いただけない場合、納品完了とみなし、修正対応もできかねます。」
【案件の依頼メールに「やります」と言ったのに返事がない場合】
「◯日までに正式なご依頼がなければ、納期を1週間延ばしていただくようお願いします。」
「◯日以降はスケジュールが詰まっており、案件をお受けすることが難しくなります。」
怒ってはいないけれど、「このままだと後々影響が出てしまいますよ」というアラートを出すイメージです。
トラブル予防のため、文面で残しておくことが重要
フォロー2段階目の内容のポイントとなるのは、返信が遅れることで生じるトラブルを防ぐため、
「これ以上連絡が遅れたらどうなるのか」をあらかじめ文面で残しておくことです。
「◯日までに返信がない場合、◯◯の対応をしますよ」とメッセージに残っていれば、「言った・言わない」のトラブルを防げます。
これは、フリーランス・副業が自分の身を守るために重要な行動です。
駆け出しの方ほど言いづらいと思うかもしれませんが、
返信がない状況でこういった連絡をするのは、あなたの正当な権利です。
どうか遠慮せず、冷静かつ堂々と問い合わせてくださいね。
連絡がないときの不安は「自分と相手を切り離す」ことでラクになる
そもそも、返事がないとモヤモヤするのはなぜでしょうか。
それは「自分ではコントロールできない現象」が起きてしまっているのが原因です。
まだ返事がないな…と不安に押しつぶされそうになったとき、私は次のように思考を切り替えています。
「私の責任は果たした。あとは相手の事情だ」
社会人として丁寧な連絡をしたり、適切な質問をしたり、納品をしたのなら
あなたにやれることはもはや残っていません。
つまり、そんな状況でも連絡がないのは「相手の事情だ」と切り離して考えます。
切り離すのは冷たいことではなく、フリーランスとして長く続けるための心のセルフケアです。
相手の事情まで背負い込みすぎると心が疲れてしまうので、「私はきちんとやるべきことをした」と自分を認めてあげましょう。
報酬未払いなどのケースでは、毅然とした態度を取る
クラウドソーシングには、一定期間クライアントと連絡が取れない場合に
プロジェクトを強制終了する（または強制的に支払いを実行してもらう）機能があります。
私は日頃ランサーズを利用していますが、過去にこの機能を使って運営側に依頼し、プロジェクトの報酬を受け取った経験もあります。
ただし、事前連絡なしでの強制終了はNGです。
あくまでも段階を追った連絡をし、それでも返事がない場合の最後の手段として実行しましょう。
ビジネスの場なので、画面の向こうに相手がいること、そして丁寧さや配慮ある連絡は忘れないでくださいね。
まとめ：連絡ストレスを減らす3つの準備で、フリーランスはもっとラクになる
ここまで、クライアントからの返信がないとき、または連絡が急に途切れてしまった場合の対処法について紹介しました。
- クライアントの返信ペースを知る（よく観察する、事前にすり合わせる）
- 2段階フォローで冷静に連絡する（最初はやさしく連絡→期限を付けて催促）
- 返信がない場合の今後の対応を文面で残す（トラブル防止につながる）
この3つを知って実践するだけで、連絡待ち状態のストレスはかなり減らすことができます。
そしてもう一つ大切なのは、相性が合わない相手とは取引をやめる選択もある、と知っておくことです。
ストレスが溜まる相手と仕事を続けても、モチベーションは上がりません。
一時的に収入が減ったとしても、ストレスフルな相手に割いていた時間を空けることで、きっと次の出会いにつながります。
フリーランスは、がんばり方を変えるだけで心がラクになる場面がたくさんあります。
今回の内容が、あなたの「クライアントの連絡待ち期間」の不安を軽くし、気持ちよく働くヒントになりますように。
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ことのは舎｜つたわる・つながるWEBライター
